Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Algemeen.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die vanaf 25 mei 2018 van kracht is, biedt strengere regelgeving voor het gebruik van persoonsgegevens door organisaties ter bescherming van de privacy van de leden van die organisatie. In het kort komt het erop neer dat een organisatie, zoals ook onze Vereniging, wel bepaalde persoonsgegevens van haar leden, begunstigers en donateurs (verder te noemen ‘leden’) mag beheren en gebruiken om haar activiteiten uit te kunnen voeren en financiële handelingen te kunnen verrichten, maar onder strikte voorwaarden. Daarbij is van belang dat die leden expliciet toestemming geven voor het gebruik van hun persoonsgegevens. Zonder die toestemming kan een organisatie niet functioneren, doordat de leden die niet die toestemming geven, niet kunnen worden geregistreerd en benaderd, zoals in ons geval voor verenigingsactiviteiten, toezending van de Sinte Barbara of vermelding op tachtigjarigen lijst.

In 2018 heeft de VOA een aantal acties genomen om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de AVG. In een brief werden leden uitgenodigd in te stemmen met het gebruik van bepaalde persoonsgegevens voor welomschreven doeleinden door het invullen, ondertekenen en retourneren van een verklaring. De respons was ongeveer vijftig procent. Het bestuur concludeerde, na aanvullende acties, dat zij er alles aan had gedaan om de benodigde instemmingsverklaringen te verkrijgen en nam een besluit over de mogelijkheden en beperkingen voor degenen die de verklaringen niet hadden ondertekend.

Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste bepalingen uit de AVG die voor de VOA van toepassing zijn en van de consequenties voor degenen die de instemmingsverklaring niet hebben ondertekend. Het doel is de leden die het betreft alsnog te overtuigen van het belang, voor henzelf en de vereniging, van een ondertekende verklaring.

Belangrijke bepalingen.

1. Er mogen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk voor het realiseren van de welomschreven doelen van de vereniging worden vastgelegd. Voor onze vereniging: voornaam, achternaam, telefoonnummer, adres, promotiejaar, rang, categorie en registratienummer, e-mailadres en IBAN. Een lid kan in zijn verklaring aangeven welke persoonsgegevens niet mogen worden vastgelegd of voor welke doelen ze niet mogen worden gebruikt, bijvoorbeeld voor het maken en publiceren van foto’s van hem of haar.  
2. De doelen waarvoor de persoonsgegevens worden gevraagd zijn:
   • Administratieve handelingen.
   • Toezenden van informatie, zoals de Sinte Barbara.
   • Communicatie via post of mail over verenigingsactiviteiten.
   • Afgeven van verklaringen.
   • Innen van contributie of doen van uitbetalingen.
3. Ieder lid van de vereniging moet door ondertekening van een verklaring expliciet toestemming geven voor het gebruik van zijn of haar persoonsgegevens. Van degenen die een dergelijke verklaring niet afgeven, dienen de reeds in bezit zijnde persoonsgegevens te worden vernietigd.
4. De persoonsgegevens worden beheerd door de penningmeester en administrateur van de vereniging. Zij zijn verplicht er zorg voor te dragen dat die gegevens beveiligd worden opgeslagen en niet door onbevoegden kunnen worden ingezien. Naast de penningmeester en de administrateur hebben de voorzitter en secretaris inzage in de persoonsgegevens. Daarnaast krijgt een vertegenwoordiger van elke afdeling van de penningmeester of administrateur de persoonsgegevens van de leden van die afdeling om contacten met de leden van de afdeling te kunnen onderhouden, bijvoorbeeld voor lief-en-leed-doeleinden of oproepen tot samenkomsten. Alle functionarissen die inzage hebben in de persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
5. De leden die toestemming hebben gegeven voor het gebruik van hun persoonsgegevens of een deel ervan hebben het recht hun persoonsgegevens in te zien, te (doen) wijzigen of te laten verwijderen. Zij kunnen te allen tijde hun toestemming voor het gebruik van hun persoonsgegevens intrekken. Zij kunnen in voorkomend geval een klacht indienen bij de autoriteit Persoonsgegevens indien zij een inbreuk op de bescherming van hun privacy vermoeden.
6. De bewaartermijn van de persoonsgegevens is de looptijd van het lidmaatschap. Daarna mogen de persoonsgegevens alleen voor de financiële administratie maximaal 7 jaar worden bewaard.

Consequenties.

De VOA blijft uit coulance alle leden de Sinte Barbara toesturen, ongeacht of toestemming is gegeven voor het gebruik van de persoonsgegevens of niet. Daarvoor gebruikt de vereniging de laatst bekende adresgegevens van die leden. Toezending zal worden gestopt als een lid die de verklaring niet heeft ondertekend, daartegen bezwaar maakt, of als de adresgegevens niet meer blijken te kloppen. Dit wil dus zeggen dat de VOA ervan uitgaat dat, tot het tegendeel blijkt, degenen die de verklaring niet hebben ondertekend zich de consequenties daarvan niet hebben gerealiseerd of geen acht hebben geslagen op het verzoek van het bestuur een verklaring te ondertekenen, maar wel prijsstellen op het toezenden van het blad. Deze veronderstelling van het bestuur wordt bevestigd door de uitkomsten van de enquête over de Sinte Barbara die het bestuur in dezelfde periode heeft gehouden. Daaruit blijkt dat de waardering voor het blad hoog is en dat het door alle respondenten wordt gezien als een essentieel deel van de verenigingsactiviteiten.

Degenen die de verklaring niet hebben ondertekend zullen verder geen informatie over verenigingsactiviteiten in welke vorm dan ook (kunnen) ontvangen en zullen bijvoorbeeld niet worden vermeld op de lijst van tachtigjarigen in de Sinte Barbara als zij die mijlpaal hebben bereikt.

Oproep.

Het bestuur van de VOA heeft alles in het werk gesteld om van ieder lid een verklaring te laten tekenen voor het gebruik van persoonsgegevens. Voor de leden die geen gevolg hebben gegeven aan een oproep daartoe heeft het bestuur de bestaande regelgeving ruimhartig geïnterpreteerd, maar de mogelijkheden zijn uiteraard beperkt. Het bestuur verzoekt dan ook iedereen die nog geen verklaring heeft ondertekend, dat alsnog te doen, ongeacht of zij wel of niet kan instemmen met het gebruik van hun persoonsgegevens.

Via onderstaande formulier kunt u toestemming geven voor het gebruik van uw gegevens.