Op grond van het bepaalde in artikel 20 t/m 23 van de statuten van onze vereniging en gebruik makend van de Tijdelijke wet COVID-19 roep ik namens het bestuur, het erelid, de leden, donateurs en begunstigers op tot het digitaal bijwonen van de jaarlijkse algemene ledenvergadering, om 14.00 uur op 21 mei 2021.
Toelichting
Om de verspreiding van het coronavirus te beperken en gelet op de gemiddelde leeftijd van onze leden, acht het bestuur het niet wenselijk om een fysieke jaarvergadering te houden zoals gebruikelijk. Daarom is gebruik gemaakt van de Noodwet COVID-19 die toestaat tijdelijk af te wijken van wettelijke en statutaire bepalingen die gelden voor het houden van fysieke vergaderingen. De noodwet biedt tevens de mogelijkheid om van bepaalde termijnen af te wijken. Hiermee wordt voorkomen dat er twijfel bestaat over de rechtsgeldigheid van genomen besluiten indien een vergadering niet verloopt volgens de wet en de statuten van onze vereniging.
De stukken voor de jaarvergadering zijn gepubliceerd op www.voaweb.nl. Indien u niet over internet beschikt of geen toegang heeft tot de website kunt u deze opvragen bij de secretaris van de vereniging (tel 06-27118080 of m.vanweerd@kpnmail.nl ). Mocht een lid niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan de virtuele jaarvergadering dan zijn de genomen besluiten op basis van de Noodwet COVID-19 toch rechtsgeldig. De vergadering wordt technisch ondersteund door het Vuursteuncommando. De voorzitter, secretaris en penningmeester zijn daarbij aanwezig. Ingelogd kan worden vanaf 13.00 uur. Bij de aanvang van de digitale ALV zal de voorzitter de werkwijze en procedure toelichten. Op de dag zelf kunt u in noodgevallen de VOA bereiken op 06-27118080.
Aanmelding
De jaarvergadering zal uitsluitend digitaal te volgen zijn. Als u de digitale vergadering wilt bijwonen, dient u zich uiterlijk 14 mei 2021 aan te melden bij m.vanweerd@kpnmail.nl . Op het mailadres waarmee u zich aanmeldt, ontvangt u ook tijdig de link voor toegang tot de digitale ALV. Er zal een beperkte mogelijkheid zijn voor een chatfunctie tijdens de vergadering.
Het stellen van vragen
Leden kunnen via een vragenformulier vragen aan het bestuur stellen over onderwerpen die op de agenda staan van de ALV en over algemene onderwerpen. Dit formulier kan per e-mail worden gestuurd aan m.vanweerd@kpnmail.nl of schriftelijk per post aan Secretaris VOA, Van Ewijkweg 29; 6861ZC Oosterbeek. De gestelde vragen dienen 7 mei 2021 in het bezit te zijn van de secretaris.
Het stemmen
Het stemrecht kan worden uitgeoefend tijdens de digitale ALV. De voorzitter zal steeds tijdig aangeven wanneer de stemming is geopend en wordt gesloten. De procedure stemmen tijdens de vergadering zal ook nader worden toegelicht tijdens de vergadering. Als u de digitale vergadering niet bijwoont kunt u gebruikmaken van het stemformulier. Het formulier dient te worden verzonden aan m.vanweerd@kpnmail.nl of per post aan Secretaris VOA, Van Ewijkweg 29; 6861ZC Oosterbeek en uiterlijk in het bezit te zijn van de secretaris op 20 mei 2021.
Uitslag stemming
Het resultaat van de stemming is een optelsom van de digitale stemming en de ontvangen stemformulieren per post. De uitslag wordt uiterlijk 28 mei 2021 per e-mail gestuurd naar deelnemers aan de digitale vergadering én de leden van de ledenraad en per e-mail / post naar de leden die stemden per post. De leden van de ledenraad wordt verzocht hun leden te informeren.
Agenda Algemene Ledenvergadering VOA 2021
- Opening;
- Mededelingen van de voorzitter;
- Vaststelling van de notulen van de 73ste algemene ledenvergadering; (stemming 1)
- Gevoerde beleid over het verenigingsjaar 2020:
- Jaarverslag van de secretaris;
- Jaarverslag van de penningmeester en jaarrekening;
- Verslag van de kascommissie 2020;
- Dechargeverlening leden bestuur voor het gevoerde beleid. (stemming 2)
- Begroting 2021; (stemming 3)
- Benoeming van drie leden en een reserve lid van de kascommissie 2021; (stemming 4)
- (Her) benoemingen; (stemming 5)
- Verenigingstijdschrift Sinte Barbara en VOAWeb.nl;
- Vaststellen afdeling voor de organisatie van de algemene ledenvergadering 2022 (Oldebroek) en 2023 (Gelderland);
- Rondvraag / Beantwoording vragen van leden;
- Sluiting.
